Найняти першого працівника легально у 2026 році можна за три кроки: укласти письмовий трудовий договір, видати наказ про прийняття і подати повідомлення до податкової до того, як людина стане до роботи. Тільки після цього новий співробітник має право приступати до обов'язків. Порушення цієї послідовності обертається штрафом від 86 470 грн.
Багато підприємців бояться найму саме через плутанину з документами й податками. Насправді порядок чіткий, а суми внесків фіксовані. Роботодавець утримує із зарплати податок на доходи 18% і військовий збір 5%, а зверху нараховує єдиний внесок 22%.
Нижче ви отримаєте покроковий алгоритм, актуальні ставки станом на 2026 рік, розмір мінімальної зарплати 8647 грн і головну помилку з датами, через яку карають навіть добросовісних роботодавців.
| Показник (станом на 2026) | Значення | Хто платить |
|---|---|---|
| Мінімальна зарплата | 8647 грн/міс, 52 грн/год | орієнтир для нарахування |
| Єдиний внесок | 22% (мінімум 1902,34 грн) | роботодавець зверху зарплати |
| Податок на доходи | 18% | утримується із зарплати |
| Військовий збір | 5% | утримується із зарплати |
| Штраф за неоформленого | 86 470 грн (10 мінімалок) | роботодавець |
Хто може бути роботодавцем
Наймати працівників має право і фізична особа-підприємець, і товариство. Якщо ви ще тільки плануєте реєстрацію, спершу пройдіть етап відкриття справи, про який ми докладно писали в матеріалі як стати ФОП. Підприємець на єдиному податку може наймати людей без обмежень за кількістю, головна умова - вчасна сплата всіх внесків за кожного співробітника. Детальні нюанси праці найманих у підприємця ми зібрали в окремому огляді про найманих працівників у ФОП.
Трудовий договір: усний чи письмовий
Формально закон допускає усну домовленість, але для першого працівника це пастка. Без письмового документа ви не доведете погоджені умови оплати, режим роботи чи обов'язки, а під час перевірки усний договір легко тлумачиться проти роботодавця. Тому письмова форма - єдиний розумний вибір.
Що прописати в договорі
Посада і місце роботи, дата початку, розмір і порядок виплати зарплати, режим праці й відпочинку, права та обов'язки сторін. Зарплата не може бути нижчою за мінімальну навіть за неповний місяць пропорційно відпрацьованому часу.
Повідомлення до податкової: головна дата
Це критичний крок. Повідомлення про прийняття подається до Державної податкової служби через електронний кабінет платника до першого робочого дня працівника. Ось непомітна помилка, на якій горять навіть акуратні підприємці: дата виходу на роботу в наказі має бути щонайменше на день пізніше за дату подання повідомлення. Якщо ви подали повідомлення й того ж дня допустили людину до роботи, інспектор може трактувати це як допуск до оформлення. Безпечна схема: наказ і повідомлення сьогодні, вихід на роботу з наступного дня.
Скільки коштує працівник понад зарплату
Реальна вартість співробітника вища за суму на руки. Із нарахованої зарплати утримують податок на доходи 18% і військовий збір 5%, а єдиний внесок 22% роботодавець сплачує додатково зі своїх коштів. Порахувати чисту виплату й повне навантаження зручно через калькулятор зарплати, а власні податки підприємця - через калькулятор податків ФОП.
Звітність після найму
З появою працівника додається звітність: об'єднаний звіт із податку на доходи, військового збору та єдиного внеску подається щокварталу. Строки й перелік форм ми тримаємо в актуальному стані в матеріалі про звітність ФОП 2026. Якщо ваша діяльність передбачає розрахунки з покупцями, паралельно перевірте вимоги щодо РРО для ФОП, бо касова дисципліна й трудові відносини перевіряються разом.
Що отримує працівник крім зарплати
Легальне оформлення дає співробітнику соціальні гарантії, а вам - лояльність і захист від претензій. Офіційний працівник має право на щорічну оплачувану відпустку, оплату лікарняних листів, страховий стаж для майбутньої пенсії та захист від безпідставного звільнення. Ці гарантії фінансуються саме з єдиного внеску, який ви сплачуєте, тому 22% - це не просто податок, а внесок у соціальний захист людини. Роботодавці, які пропонують білу зарплату, значно легше знаходять і утримують кваліфікованих співробітників, ніж ті, хто платить у конверті.
Випробування і графік
Під час прийняття можна встановити випробування, аби переконатися, що людина підходить. Умову про випробування прописують безпосередньо в наказі та договорі, інакше вважається, що працівника прийнято без нього. Режим роботи, обідні перерви й вихідні також фіксують письмово, щоб згодом не виникало спорів про переробки чи недопрацювання.
Покроковий порядок найму
- Отримайте від кандидата паспорт, код платника та трудову книжку або заяву про її відсутність.
- Складіть письмовий трудовий договір із чіткими умовами оплати й режиму.
- Видайте наказ про прийняття на роботу з датою виходу, що настає пізніше подання повідомлення.
- Подайте повідомлення про прийняття до податкової через кабінет платника.
- Проведіть інструктаж з охорони праці й ознайомте працівника з посадовими обов'язками під підпис.
- Нараховуйте зарплату не рідше двох разів на місяць, сплачуйте внески та подавайте квартальний звіт.
Часті питання
Чи можна оформити працівника на неповний день
Так, дозволена неповна зайнятість. Зарплату нараховують пропорційно відпрацьованому часу, але єдиний внесок сплачують не менше мінімального - 1902,34 грн станом на 2026 рік, якщо це основне місце роботи.
Що буде за роботу без оформлення
За перше порушення штраф становить 10 мінімальних зарплат за кожного працівника, тобто 86 470 грн. За повторне протягом двох років - 30 мінімалок, або 259 410 грн станом на 2026 рік.
Чи потрібно вести кадрову документацію
Так. Мінімум - трудовий договір, наказ, табель обліку робочого часу, відомості про відпустки. Це основа, яку запитують під час перевірки.
Коли подавати повідомлення, якщо працівник виходить у понеділок
Повідомлення слід подати до понеділка, наприклад у п'ятницю, щоб дата допуску була пізнішою за дату подання. Подавати заднім числом не можна.
Чи можна найняти родича
Так, родинні зв'язки не забороняють оформлення. Порядок і податки такі самі, як для будь-якого іншого працівника.
Коротко
Легальний найм першого працівника у 2026 році тримається на трьох документах і одній даті: письмовий договір, наказ, повідомлення до податкової - і вихід на роботу лише наступного дня після повідомлення. Ставки фіксовані: 22% єдиного внеску зверху, 18% податку і 5% збору з зарплати, мінімалка 8647 грн. Дотримання послідовності захищає від штрафу в десятки тисяч гривень і робить бізнес прозорим.
Це частина розділу довідник про малий бізнес - там зібрані всі суміжні матеріали.
Матеріал має інформаційний характер і не замінює індивідуальної консультації. Ставки та норми перевірені за офіційними джерелами: Державна податкова служба та законодавство України. Перед оформленням звірте актуальні показники на дату найму.