РРО або ПРРО у 2026 році зобов'язані застосовувати ФОП 2, 3 і 4 груп єдиного податку та підприємці на загальній системі - незалежно від обсягу доходу і форми оплати (готівка чи картка). Повністю звільнені лише ФОП 1 групи. Класичний касовий апарат можна замінити безкоштовним застосунком ПРРО від податкової.
Питання "чи потрібен мені касовий апарат" виникає у кожного, хто відкриває ФОП. Правила кілька разів змінювалися, тому в мережі багато застарілої інформації про "ліміт 1 мільйон", після якого нібито з'являється обов'язок. Цей поріг скасували ще у 2022 році. Нижче - актуальні правила 2026 року: хто зобов'язаний, хто звільнений і як не потрапити на штраф.
Що таке РРО і ПРРО простими словами
РРО (реєстратор розрахункових операцій) - це касовий апарат, який фіскалізує кожну оплату і друкує чек. ПРРО (програмний РРО) - це та сама функція, але у вигляді застосунку на смартфоні, планшеті чи комп'ютері. Держава розробила безкоштовний ПРРО, який доступний у кабінеті платника на порталі податкової. Тобто купувати "залізний" касовий апарат за кілька тисяч гривень необов'язково: більшість ФОП обходяться безкоштовним застосунком або комерційними сервісами на кшталт хмарних кас.
Головна ідея проста: якщо ви приймаєте оплату за товар чи послугу, покупець має отримати фіскальний чек. Чек підтверджує, що операція проведена офіційно, і саме його відсутність найчастіше стає підставою для перевірки та штрафу.
Кому потрібен РРО або ПРРО у 2026 році
Обов'язок застосовувати РРО/ПРРО поширюється на всіх ФОП, окрім першої групи. Це стосується:
- ФОП 2 групи єдиного податку - при будь-яких розрахунках з покупцями.
- ФОП 3 групи єдиного податку - незалежно від того, готівка це чи оплата карткою.
- ФОП 4 групи (сільгоспвиробники) у випадках роздрібної торгівлі.
- ФОП на загальній системі оподаткування - без винятків за обсягом доходу.
Ключове, що варто запам'ятати: обов'язок не залежить від суми річного доходу. Навіть якщо ви заробляєте небагато, але приймаєте оплату готівкою або через POS-термінал, чек обов'язковий. Раніше діяло звільнення для тих, хто не перевищував 1 млн грн на рік, але зараз цієї норми немає.
Хто звільнений від касового апарата
Повне звільнення від РРО/ПРРО має тільки ФОП 1 групи єдиного податку. Це підприємці, які торгують на ринках або надають побутові послуги населенню, не мають найманих працівників і працюють у межах річного ліміту 1 444 049 грн. Для них касовий апарат не потрібен за жодних умов.
Також є окремі ситуації звільнення для інших груп:
- продаж власної сільськогосподарської продукції;
- розрахунки виключно у безготівковій формі - коли гроші надходять напряму на рахунок ФОП через банк (наприклад, за реквізитами або через банківський застосунок покупця), без використання платіжних терміналів та електронних платіжних засобів;
- підприємці в зоні бойових дій мають відтермінування щодо окремих обов'язків.
РРО і безготівкова оплата: нове правило 2026 для 1 групи
З 1 січня 2026 року для ФОП 1 групи діє нова вимога: забезпечити покупцеві можливість безготівкового розрахунку. На практиці це означає наявність POS-терміналу або можливості оплати за реквізитами чи QR-кодом. Важливо не плутати ці речі: обов'язок приймати безготівку - це не те саме, що обов'язок застосовувати РРО. Перша група отримала першу вимогу, але залишилася звільненою від фіскальних чеків.
Порівняння вимог за групами ФОП
| Група ФОП | Потрібен РРО/ПРРО | Можливість безготівкової оплати |
|---|---|---|
| 1 група | Ні (повне звільнення) | Так, з 2026 року |
| 2 група | Так | Так |
| 3 група | Так | Так |
| Загальна система | Так | Так |
Скільки коштує запуск і що вибрати
Найдешевший варіант - державний безкоштовний ПРРО. Він працює через кабінет платника, підходить для послуг і невеликої торгівлі, не потребує купівлі обладнання. Комерційні хмарні каси зручніші для магазинів з великою кількістю позицій, інтеграцією зі складом і онлайн-оплатами, але вони платні (абонплата зазвичай від кількох сотень гривень на місяць). Якщо ви ФОП 2 чи 3 групи, який надає послуги і приймає 5-20 оплат на день, безкоштовного ПРРО цілком достатньо.
Перш ніж рахувати податкове навантаження і касові витрати, оцініть загальну картину через калькулятор податків ФОП - він допоможе зрозуміти, скільки залишиться на руках після сплати єдиного податку, ЄСВ та військового збору. Якщо ви ще визначаєтеся з групою, корисною буде стаття про перехід між групами ФОП.
Часті питання
Чи потрібен РРО, якщо приймаю оплату тільки на банківську картку?
Якщо покупець платить через POS-термінал або переказом на картку, прив'язану до підприємницької діяльності, чек потрібен. Звільнення діє лише тоді, коли гроші надходять безпосередньо на рахунок ФОП у банку без платіжних терміналів. На практиці більшості 2 і 3 групи простіше застосовувати ПРРО завжди.
Чи звільнений РРО для інтернет-магазину?
Ні. Онлайн-торгівля не дає звільнення. При доставці товару і оплаті картою чи післяплатою покупцеві формується фіскальний чек, у тому числі електронний, який можна надіслати на пошту або в месенджер.
Що буде, якщо не видавати чеки?
За непроведення розрахунків через РРО/ПРРО передбачені відчутні штрафи: за перше порушення - частка від суми непробитого розрахунку, за повторне - значно більша. Крім того, це привертає увагу до інших можливих порушень. Детальніше суми санкцій ми розбираємо в окремому матеріалі про штрафи для ФОП.
ФОП 1 групи взагалі не має жодних обов'язків з касою?
Касовий апарат не потрібен, але з 2026 року треба забезпечити можливість безготівкового розрахунку. Тобто клієнт повинен мати змогу заплатити картою або переказом, а не тільки готівкою.
Де взяти безкоштовний ПРРО?
Державний застосунок доступний в Електронному кабінеті платника на порталі податкової служби. Там же реєструють касу і отримують доступ до фіскалізації чеків.
Висновок
У 2026 році правило просте: касовий апарат (РРО або ПРРО) потрібен усім ФОП, крім першої групи, і не залежить від суми доходу чи форми оплати. Перша група звільнена від фіскальних чеків, але з цього року має забезпечити безготівкову оплату. Найпростіший старт - безкоштовний державний ПРРО. Щоб не отримати штраф, видавайте чек на кожну оплату і вчасно реєструйте касу через кабінет платника.
Актуальні роз'яснення завжди публікуються на офіційному сайті Державної податкової служби (tax.gov.ua).
Це частина розділу повний довідник про податки ФОП - там зібрані всі суміжні матеріали з цифрами 2026 року.
Матеріал має інформаційний характер. Дані актуальні станом на 2026 рік.