Щоб оформити першого найманого працівника, ФОП укладає трудовий договір, подає до податкової повідомлення про прийняття на роботу до початку роботи людини і далі щомісяця сплачує за працівника ЄСВ 22%, а з його зарплати утримує ПДФО 18% і військовий збір 5%. За неоформленого працівника у 2026 році штраф становить 86 470 грн.
Чи може ФОП наймати працівників
Може, але з обмеженнями залежно від групи єдиного податку. ФОП 1 групи працює виключно самостійно, наймати людей йому заборонено. ФОП 2 групи може мати одночасно не більше 10 найманих працівників. Для 3 групи і для ФОП на загальній системі обмежень за кількістю немає.
Якщо ви на 1 групі і бізнес виріс до того, що потрібні руки, доведеться перейти на 2 або 3 групу. Заяву про зміну групи подають до податкової до 15 числа місяця, що передує кварталу переходу.
Як оформити працівника: покрокова інструкція
- Отримайте від кандидата документи: паспорт, реєстраційний номер платника податків, трудову книжку (за наявності), для деяких професій – документи про освіту чи медогляд.
- Укладіть трудовий договір. Для ФОП достатньо письмового договору у довільній формі і наказу про прийняття на роботу.
- Подайте повідомлення про прийняття працівника до податкової за формою з постанови КМУ № 413. Це треба зробити до того, як людина фактично почне працювати. Найзручніше – через Електронний кабінет платника на tax.gov.ua.
- Ознайомте працівника з посадовими обов’язками і правилами внутрішнього розпорядку під підпис.
- Допустіть до роботи і ведіть табель обліку робочого часу.
- Щомісяця нараховуйте зарплату, утримуйте податки і сплачуйте ЄСВ.
Які податки платить ФОП за працівника у 2026 році
З зарплати працівника утримуються ПДФО 18% і військовий збір 5%. Ці суми вираховуються з нарахованої зарплати, тобто фактично їх платить працівник, а ФОП лише перераховує до бюджету. Зверху на зарплату ФОП нараховує ЄСВ 22% – це вже витрати роботодавця.
Зарплата не може бути нижчою за мінімальну – 8 647 грн на місяць за повну зайнятість. Ось як виглядають розрахунки для двох типових зарплат:
| Показник | Зарплата 8 647 грн | Зарплата 20 000 грн |
|---|---|---|
| ПДФО 18% | 1 556,46 грн | 3 600 грн |
| Військовий збір 5% | 432,35 грн | 1 000 грн |
| Працівник отримує на руки | 6 658,19 грн | 15 400 грн |
| ЄСВ 22% (платить ФОП зверху) | 1 902,34 грн | 4 400 грн |
| Загальні витрати ФОП | 10 549,34 грн | 24 400 грн |
Податки із зарплати сплачуються одночасно з її виплатою. Якщо зарплата нарахована, але не виплачена, ПДФО і ЄСВ треба перерахувати протягом 30 календарних днів після закінчення місяця нарахування.
Яка звітність додається після найму
З 2026 року ФОП з найманими працівниками подають об’єднану звітність з ПДФО, військового збору та ЄСВ (Податковий розрахунок) щоквартально – протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу. Це спрощення: раніше податкові агенти звітували щомісяця, тепер для ФОП період подовжено до кварталу. Юридичні особи залишилися на щомісячній звітності.
У розрахунку відображаються нараховані зарплати, утримані податки і ЄСВ по кожному працівнику. Повний перелік звітів і дат зручно звірити з календарем у статті про терміни звітності ФОП.
Який штраф за неоформленого працівника
Це одне з найдорожчих порушень для малого бізнесу. За фактичний допуск працівника до роботи без трудового договору у 2026 році передбачений штраф 10 мінімальних зарплат – 86 470 грн за кожного неоформленого працівника. За повторне порушення протягом двох років – 30 мінімальних зарплат, тобто 259 410 грн.
Для ФОП на єдиному податку за перше порушення інспекція праці може обмежитися попередженням, але розраховувати на це не варто: адміністративна відповідальність посадових осіб застосовується з першого разу. Окремий штраф загрожує і за неподання повідомлення про прийняття працівника. Про інші санкції читайте у статті про штрафи для ФОП у 2026 році.
Що ще варто знати роботодавцю-початківцю
Відпустки і лікарняні
Найманий працівник має право на щорічну оплачувану відпустку не менше 24 календарних днів. Перші 5 днів лікарняного оплачує роботодавець, з 6 дня – Пенсійний фонд за рахунок соцстрахування.
Кадрові документи
Мінімальний набір: трудовий договір, наказ про прийняття, табель обліку робочого часу, відомості нарахування зарплати. Вести їх можна в електронному вигляді, головне – мати можливість показати перевіряючим.
Часті питання
Чи можна взяти працівника на неповну ставку?
Так. Тоді зарплата пропорційна відпрацьованому часу і може бути меншою за мінімальну. Але ЄСВ за основним місцем роботи все одно сплачується не менше мінімального внеску – 1 902,34 грн на місяць.
Чи можна замість трудового договору укласти договір з іншим ФОП?
Можна, якщо це реальні підрядні відносини: виконавець сам організовує роботу, має інших клієнтів, отримує оплату за результат. Якщо людина щодня працює за вашим графіком на вашому обладнанні, податкова може визнати відносини трудовими і донарахувати податки зі штрафами.
Скільки коштує працівник понад його зарплату?
Плюс 22% ЄСВ зверху. Працівник із зарплатою 20 000 грн обходиться ФОП у 24 400 грн на місяць, з яких на руки людина отримує 15 400 грн.
Чи треба повідомляти податкову про звільнення?
Окреме повідомлення про звільнення не подається. Факт звільнення відображається у квартальному Податковому розрахунку. Головне – видати наказ, провести повний розрахунок і виплатити компенсацію за невикористану відпустку в день звільнення.
Чи може ФОП 2 групи найняти працівника, який тимчасово не працює?
До ліміту в 10 осіб не враховуються працівники у відпустці у зв’язку з вагітністю і пологами та у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, а також мобілізовані працівники.
Висновок
Найняти першого працівника у 2026 році нескладно: договір, повідомлення до податкової до початку роботи, щомісячна зарплата не нижче 8 647 грн і податки. Реальна вартість працівника для ФОП – зарплата плюс 22% ЄСВ. Головне правило – жодного допуску до роботи до подання повідомлення, бо штраф 86 470 грн перекреслить будь-яку економію.
Матеріал має інформаційний характер. Дані актуальні станом на липень 2026 року.