У 2026 році кількість найманих працівників у ФОП залежить від групи: перша група не може наймати нікого, друга група - максимум 10 осіб одночасно, третя група і загальна система - без обмежень. Кожного працівника треба офіційно оформити ще до першого робочого дня, інакше загрожує штраф до 86 470 грн (10 мінімальних зарплат).
Наймати помічника, продавця чи майстра ФОП може, але правила відрізняються від групи до групи. Помилки з кількістю працівників або їх неоформленням - одна з найдорожчих у підприємництві. Розберемо ліміти, порядок оформлення, податки з зарплати і звітність у 2026 році.
Скільки працівників можна наймати за групами ФОП
Обмеження встановлені Податковим кодексом і прив'язані до групи єдиного податку:
- 1 група - наймані працівники заборонені. Підприємець працює виключно самостійно.
- 2 група - одночасно не більше 10 найманих осіб.
- 3 група - обмежень немає, можна наймати скільки потрібно.
- Загальна система - обмежень щодо кількості працівників немає.
Рахується саме одночасна кількість людей у трудових відносинах, а не всі, хто працював протягом року. При підрахунку не враховують працівників у відпустці для догляду за дитиною та мобілізованих.
Що буде, якщо перевищити ліміт працівників
Якщо ФОП 2 групи прийме 11-го працівника, це порушення умов перебування на спрощеній системі. Наслідок - зобов'язання перейти на загальну систему оподаткування з наступного кварталу. Тому підприємцям, які активно ростуть, часто вигідніше заздалегідь перейти на третю групу, де ліміту немає. Порівняти умови допоможе матеріал про перехід між групами ФОП.
Як офіційно оформити працівника у 2026 році
Оформлення має бути завершене до того, як людина фактично приступила до роботи. Порядок такий:
- Укладіть письмовий трудовий договір або видайте наказ про прийняття на роботу.
- Подайте повідомлення про прийняття працівника до податкової - це робиться до початку роботи через кабінет платника.
- Визначте розмір зарплати. Він не може бути нижчим за мінімальну зарплату, яка у 2026 році становить 8647 грн за повний місяць.
- Ведіть облік робочого часу і своєчасно виплачуйте зарплату двічі на місяць.
Альтернатива трудовому договору - цивільно-правовий договір (ЦПХ) на разову роботу чи послугу. Але якщо людина працює за графіком і на постійній основі, це саме трудові відносини, і оформляти треба як працівника, інакше перевірка перекваліфікує договір і нарахує санкції.
Податки і внески з зарплати найманого працівника
Ставши роботодавцем, ФОП сплачує внески за кожного працівника. Частину утримують із зарплати працівника, частину нараховують зверху коштом підприємця.
| Платіж | Ставка | Хто фактично сплачує |
|---|---|---|
| ЄСВ | 22% від зарплати (мінімум 1902,34 грн) | Роботодавець (зверху) |
| ПДФО | 18% від зарплати | Утримується із зарплати |
| Військовий збір | 5% від зарплати | Утримується із зарплати |
Тобто на руки працівник отримує зарплату за мінусом 18% ПДФО і 5% військового збору, а ЄСВ 22% підприємець платить додатково зі своєї кишені. Щоб швидко прикинути повну вартість працівника для бізнесу, скористайтеся калькулятором податків ФОП. Мінімальні орієнтири зарплати ми зібрали в огляді мінімальної зарплати 2026.
Яку звітність подає ФОП з працівниками
Наявність хоча б одного працівника додає обов'язок подавати об'єднану звітність. Це податковий розрахунок сум доходу, ЄСВ, ПДФО і військового збору. Його подають щокварталу протягом 40 календарних днів після завершення кварталу. У звіті відображають нарахування по кожному працівнику. Без працівників спрощенцям цей звіт подавати не потрібно.
Штраф за неоформленого працівника
Робота без оформлення - найдорожче порушення. Базовий штраф у 2026 році становить 86 470 грн за одного працівника (10 розмірів мінімальної зарплати). При повторному порушенні протягом двох років сума зростає до 259 410 грн (30 МЗП).
Водночас для ФОП 1-3 груп передбачена пільга: при першому виявленому порушенні застосовують попередження, а не штраф. Це шанс виправити ситуацію без грошових втрат. Ще один нюанс: якщо сплатити половину штрафу протягом 10 днів після постанови, справа вважається виконаною. Але розраховувати на це не варто - надійніше одразу оформляти людей за законом.
Обов'язки ФОП як роботодавця
Прийняття працівника - це не лише зарплата і податки. Роботодавець бере на себе низку зобов'язань, за невиконання яких теж штрафують:
- виплачувати зарплату не рідше двох разів на місяць у встановлені дати;
- вести облік робочого часу і надавати оплачувану щорічну відпустку не менше 24 календарних днів;
- оплачувати лікарняні та декретні за встановленими правилами;
- дотримуватися вимог охорони праці і проводити інструктажі;
- своєчасно подавати об'єднаний звіт і сплачувати всі внески.
Тому перед наймом першого працівника варто прорахувати не тільки ставку зарплати, а й повне навантаження на бізнес: ЄСВ, адміністрування, відпустки і резерв на лікарняні. Для багатьох мікробізнесів на старті вигідніше залучати виконавців за договорами ЦПХ на конкретні завдання, а до трудового договору переходити, коли обсяг роботи стабільний і постійний.
Коли ФОП вигідніше не наймати, а передати на аутсорс
Якщо потрібна разова або нерегулярна робота - бухгалтерія, дизайн, розробка сайту, - часто дешевше співпрацювати з іншим ФОП, який виставляє вам рахунок за свою послугу. У цьому випадку ви не стаєте роботодавцем, не платите ЄСВ за виконавця і не подаєте звітність по ньому. Наймати у штат доцільно тоді, коли людина потрібна постійно і на повний робочий день, а її функції неможливо винести на зовнішнього підрядника.
Часті питання
Чи може ФОП 1 групи взяти хоча б одного помічника?
Ні. Перша група передбачає роботу виключно власними силами. Якщо потрібен працівник, доведеться переходити на другу або третю групу.
Скільки працівників можна на 2 групі?
Одночасно не більше 10 осіб. Якщо потрібно більше, переходьте на третю групу, де ліміту немає, або на загальну систему.
Чи входять працівники у декреті в ліміт?
Ні. Працівники у відпустці для догляду за дитиною і мобілізовані не враховуються при підрахунку кількості найманих осіб.
Чи можна платити працівнику менше мінімалки?
За повністю відпрацьований місяць - ні. Зарплата за повну норму часу не може бути нижчою за 8647 грн у 2026 році. При неповній зайнятості нарахування пропорційне відпрацьованому часу.
Чим ЦПХ відрізняється від трудового договору?
ЦПХ укладають на конкретний результат чи разову послугу, без графіка і трудових гарантій. Трудовий договір - для постійної роботи з дотриманням графіка. Підміняти трудові відносини договором ЦПХ ризиковано: під час перевірки це визнають порушенням.
Висновок
Наймати працівників ФОП може, але з урахуванням групи: перша - нікого, друга - до 10, третя і загальна система - без обмежень. Кожного треба оформити до першого робочого дня, платити не менше мінімальної зарплати, сплачувати ЄСВ, ПДФО і військовий збір та подавати об'єднаний звіт щокварталу. Неоформлення коштує до 86 470 грн, тож економія на документах не виправдана.
Актуальні форми і роз'яснення дивіться на сайті Державної податкової служби (tax.gov.ua).
Це частина розділу повний довідник про податки ФОП - там зібрані всі суміжні матеріали з цифрами 2026 року.
Матеріал має інформаційний характер. Дані актуальні станом на 2026 рік.